El expediente de comercio exterior reúne la documentación e información relacionada con las operaciones de importación y exportación realizadas por una empresa.
Su correcta integración y conservación permite mantener trazabilidad sobre las operaciones, respaldar el cumplimiento de obligaciones y disponer de la información necesaria ante consultas, revisiones o requerimientos relacionados con el comercio exterior.
¿Para qué sirve un expediente de comercio exterior?
Una operación internacional genera diferentes documentos comerciales, logísticos, aduaneros y regulatorios.
Concentrarlos dentro de un expediente permite mantener un registro organizado de la operación y consultar posteriormente información relacionada con mercancías, proveedores, transporte, despacho y cumplimiento.
También facilita procesos internos de control y revisión documental.
¿Qué documentos puede contener?
La documentación dependerá del tipo de operación y de las obligaciones aplicables.
Entre los documentos que pueden formar parte de un expediente se encuentran:
- Pedimentos y documentación relacionada.
- Facturas comerciales.
- Listas de empaque.
- Documentos de transporte.
- Documentación relacionada con el valor de las mercancías.
- Certificaciones o documentos relacionados con el origen, cuando correspondan.
- Permisos y autorizaciones.
- Documentación relativa al cumplimiento de regulaciones y restricciones.
- Comprobantes y otros documentos relacionados con la operación.
Cada expediente debe integrarse considerando las características particulares del movimiento y las disposiciones aplicables.
¿Por qué es importante conservar la documentación?
La información de una importación o exportación puede ser necesaria incluso después de que la mercancía haya llegado a destino.
Contar con documentación organizada permite reconstruir la operación, comprobar información utilizada durante el proceso y atender revisiones o requerimientos cuando sea necesario.
También facilita auditorías internas y el análisis histórico de las operaciones de comercio exterior de una empresa.
¿Cómo organizar un expediente de comercio exterior?
Una forma práctica es mantener un expediente individual por operación y establecer criterios uniformes para almacenar los documentos.
Puede organizarse utilizando información como:
- Número o referencia interna de operación.
- Fecha.
- Proveedor o cliente.
- Tipo de operación.
- Mercancía.
- Pedimento.
- Documentación comercial.
- Documentación logística.
- Permisos y certificaciones.
- Evidencias y comprobantes relacionados.
Digitalizar y estandarizar este proceso puede facilitar la consulta y el control documental, siempre considerando las obligaciones aplicables para la conservación de la información.
¿Cuánto tiempo debe conservarse un expediente?
Los plazos de conservación pueden depender del tipo de documento y de las disposiciones fiscales, aduaneras y de comercio exterior aplicables.
Por ello, las empresas deben establecer sus políticas de conservación considerando las obligaciones vigentes y las características de sus operaciones, evitando eliminar documentación únicamente porque el movimiento logístico haya concluido.
Expediente de comercio exterior y trazabilidad
Mantener trazabilidad de una operación no significa únicamente conocer el recorrido de la mercancía.
También implica disponer de la información que permita documentar cómo se realizó cada movimiento.
Un expediente organizado facilita el control, la consulta y el seguimiento de las operaciones internacionales realizadas por una empresa.
En Core Global Logistics, entendemos que la información y coordinación son elementos esenciales dentro de la logística internacional, permitiendo mantener mayor visibilidad durante las diferentes etapas de cada operación.